P R O M E T E O
Conocimiento Científico
ISSN 2953-4275
Vol. 3, Núm. 1, Enero-Julio 2023, e21
https://doi.org/10.55204/pcc.v3i1.e21 1
Área: Administración
Artículo de Investigación Original
Enterprise resource planning (ERP) procesos para una implementación óptima y
eficiente
Enterprise Resource Planning (ERP) processes for optimal and efficient
implementation
Alexander Fernando Haro1 [0000-0001-7398-2760], Eduardo José Martínez2 [0000-0002-0361-4775], Tito Sebastian Chango3 [0009-0003-5735-7801],
Tatiana Paola Zambrano4 [0000-0002-7543-6883], Mariella Fernanda Zambrano5 [0009-0006-8985-4302]
1 Instituto Superior Tecnológico España. Ambato. Ecuador. 2 Universidad Nacional de Loja. Loja. Ecuador
3,4 Universidad Técnica de Ambato. Ambato. Ecuador. 5 Universidad Politécnica Salesiana. Quito. Ecuador
1alexander.haro@iste.edu.ec, 2eduardo.martinez@unl.edu.ec, 2titochangomisse@outlook.com,
2tzambrano4419@uta.edu.ec, 2mariellazambris@yahoo.com
CITA EN APA:
Haro, A. F., Martínez, E. J., Chango, T.
S., Zambrano, T. P., & Zambrano, M. F.
(2023). Enterprise resource planning
(ERP) procesos para una
implementación óptima y
eficiente. Prometeo Conocimiento
Científico, 3(1), e21.
https://doi.org/10.55204/pcc.v3i1.e21
Recibido: 2023-02-24
Revisado: 2023-03-02 al 2023-03-22
Corregido: 2023-04-06
Aceptado: 2023-04-13
Publicado: 2023-04-17
Prometeo
Conocimiento Científico
ISSN: 2953-4275
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bajo una licencia de Creative Commons
Attribution 4.0 International (CC BY
4.0 )
Los autores conservan los derechos
morales y patrimoniales de sus obras.
Resumen. El Enterprise Resource Planning (ERP) es un instrumento
informático que aprueba a las empresas manejar sus procesos empresariales
de manera efectiva y eficiente. Por su relevancia en el campo, el estudio toma
como objetivo: plantear esquemas o procesos para una implementación
óptima y eficiente de un sistema ERP. Para su resolución se hace una revisión
de literatura, con aquello se establecen flujos de procesos para: planificación
de la implementación, selección del proveedor, configuración y
personalización del software, capacitación y entrenamiento del personal y
gestión del cambio y la resistencia. Mediante estos acercamientos se
concluye que, una implementación óptima y eficiente de un sistema ERP es
fundamental para el éxito empresarial a largo plazo, no obstante, es
importante destacar que la implementación de un sistema ERP no es una
solución mágica para todos los problemas de una empresa. Un sistema ERP
puede ser una herramienta valiosa para mejorar la eficiencia y la visibilidad
de las operaciones comerciales, pero su éxito depende de una combinación
de factores.
Palabras Clave: Sistema de planificación de recursos empresariales;
Empresa; Eficiencia; Eficacia; Procesos.
Abstract: Enterprise Resource Planning (ERP) is a software tool that allows
companies to manage their business processes effectively and efficiently.
Due to its relevance in the field, the study's objective is to propose schemes
or processes for an optimal and efficient implementation of an ERP system.
For its resolution, a literature review is carried out, with which process flows
are established for: implementation planning, supplier selection, software
configuration and customization, personnel training and coaching, and
change and resistance management. Through these approaches it is
concluded that an optimal and efficient implementation of an ERP system is
fundamental for long-term business success, however, it is important to note
that the implementation of an ERP system is not a magic solution for all the
problems of a company. An ERP system can be a valuable tool for improving
the efficiency and visibility of business operations, but its success depends
on a combination of factors.
Keywords: Enterprise Resource Planning, Enterprise, Efficiency,
Effectiveness, Processes.
Haro, A. F., Martínez, E. J., Chango, T. S., Zambrano, T. P., & Zambrano, M. F. (2023) 2
https://doi.org/10.55204/pcc.v3i1.e21
1. INTRODUCIÓN
El Enterprise Resource Planning (ERP) es una herramienta informática que permite a las empresas
manejar sus procesos empresariales de manera efectiva y eficiente (Alvarado-Chávez, 2018; Scheer &
Habermann, 2000). Gracias a su plataforma centralizada, el ERP facilita la gestión de aspectos críticos del
negocio como las finanzas, contabilidad, producción, cadena de suministro, recursos humanos y otros. Por
ello, se considera una herramienta esencial para la gestión empresarial moderna debido a su capacidad de
integración y optimización de procesos clave (Beheshti & Beheshti, 2010; Cuenca et al., 2008).
La integración de los procesos empresariales en una plataforma centralizada a través de la
implementación de un sistema ERP permite a los empleados acceder de manera rápida y eficiente a la
información necesaria para sus tareas, lo que aumenta la productividad y reduce errores (Caceda Ugaz,
2022). Además, el ERP ofrece a los gerentes y líderes empresariales una vista en tiempo real de la empresa,
con información crítica sobre finanzas, producción y otros aspectos del negocio disponibles en cualquier
momento y lugar (Correal Rodríguez, 2021).
El sistema ERP provee una plataforma centralizada que facilita la toma de decisiones empresariales.
Los gerentes y líderes empresariales pueden acceder a información crítica en tiempo real, lo que les permite
tomar decisiones bien informadas y basadas en datos sobre el negocio. Además, el ERP permite que los
empleados colaboren y se comuniquen de manera más efectiva en toda la organización. Los empleados
pueden acceder a información compartida y trabajar en equipo para alcanzar los objetivos de la empresa
(Gordillo Ortiz & Pillaga Sigüencia, 2022; Sarango, 2021).
El sistema de software ERP permite una gestión más efectiva de la cadena de suministro al
proporcionar a las organizaciones la capacidad de monitorear y gestionar los flujos de inventario, los
pedidos de compra y la producción en un solo lugar. Como resultado, las empresas pueden mejorar la
eficiencia de su cadena de suministro, reducir costos y mejorar la satisfacción del cliente (Becerra-González
et al., 2017; Hoch & Dulebohn, 2013; Prahasanti et al., 2021). La implementación de un sistema ERP puede
contribuir a la satisfacción del cliente al ofrecer una mayor transparencia y visibilidad en la gestión de la
cadena de suministro, los pedidos y los plazos de entrega, lo que puede generar una mayor confianza del
cliente en la empresa y aumentar la retención de los clientes (Acosta-Vega et al., 2017; Mthupha & Bruhns,
2022).
El sistema ERP es flexible y se puede adaptar a las necesidades cambiantes de una organización a
medida que crece. De esta manera, las empresas pueden implementar el sistema ERP desde una etapa
temprana y seguir usándolo a medida que se expanden (Babaei et al., 2015; Ballvé, 2006). El sistema
también puede ayudar a las organizaciones a cumplir con los requisitos regulatorios al permitir una gestión
más efectiva de los informes financieros, las auditorías y otros requisitos legales (Laguna Solís, 2004;
Vargas & Comuzzi, 2020). Esto puede reducir los costos y el riesgo de no cumplir con las regulaciones. La
ejecución de un sistema ERP puede ser un proceso complejo y difícil para las empresas, y a menudo puede
haber algunos errores comunes. Algunos de ellos son:
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• Es fundamental establecer objetivos claros y alcanzables para la implementación del ERP,
ya que la falta de claridad puede conducir a un proyecto mal enfocado y a su eventual fracaso
(Supyuenyong et al., 2009).
• Es esencial involucrar a los usuarios finales desde el inicio del proyecto y garantizar que se
sientan cómodos con el nuevo sistema, ya que son ellos quienes utilizarán el ERP en su
trabajo diario.
• La capacitación es crucial para asegurar que los usuarios finales comprendan cómo usar
correctamente el sistema ERP, ya que la falta de capacitación puede conducir a una mala
adopción del sistema y, en última instancia, a su fracaso (Muscatello & Chen, 2008).
• Aunque personalizar el sistema ERP puede parecer una buena idea, puede aumentar los
costos y la complejidad, y puede llevar a una mala integración con otros sistemas, lo que
conduce al fracaso del proyecto (Wu et al., 2009).
• Es importante tener en cuenta la cultura empresarial y asegurarse de que el nuevo sistema se
adapte bien a ella, ya que esto puede afectar la adopción del sistema ERP (Niu et al., 2011).
• Es esencial tener un plan de contingencia en caso de imprevistos durante la implementación
del sistema ERP (Kennerley & Neely, 2001).
• Para asegurar el éxito del proyecto de implementación del sistema ERP, es importante contar
con un equipo de proyecto experimentado y capacitado para manejar la complejidad del
proyecto (Marnewick & Labuschagne, 2005).
Estos son solo algunos de los errores habituales que debes evitar cuando implementes un sistema
ERP. Es esencial dedicar tiempo a planificar cuidadosamente la implementación del sistema y asegurarse
de que todas las partes interesadas estén involucradas y comprendan los objetivos del proyecto (Jaimes
Ariza & Tarazona Flores, 2021).
En resumen, el ERP es una herramienta crucial para la administración empresarial moderna. Al
proporcionar una plataforma centralizada para la gestión de procesos empresariales integrados, el ERP
permite a las organizaciones mejorar su eficiencia y productividad, obtener una visión general del negocio,
facilitar la toma de decisiones, optimizar los procesos empresariales, fomentar la colaboración y la
comunicación, y ofrecer una planificación y presupuestación más efectiva. Por estas razones, la
implementación de un sistema ERP es una inversión importante para cualquier organización que busque
mejorar su gestión empresarial y se traza como objetivo plantear esquemas o procesos para una
implementación óptima y eficiente de un sistema ERP
2. METODOLOGÍA O MATERIALES Y METODOS
2.1. Diseño de la investigación
El diseño de la investigación es cualitativo; en primera instancia, el origen de la información
proviene de revisiones teóricas de producciones científicas, sin embargo, para el desarrollo de algunos
Haro, A. F., Martínez, E. J., Chango, T. S., Zambrano, T. P., & Zambrano, M. F. (2023) 4
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modelos se procura a unificar conceptos e ideales para brindar una síntesis y generar una mejor comprensión
y entendimiento objeto de investigación.
El estudio es teórico, un artículo teórico típicamente comienza con una revisión exhaustiva de la
literatura relevante en el campo de estudio, lo que incluye la identificación de vacíos o limitaciones en la
teoría actual. A partir de esta revisión, el autor desarrolla una teoría o modelo conceptual que busca abordar
las lagunas identificadas en la literatura existente. La teoría puede estar basada en una variedad de enfoques
teóricos, incluyendo teorías sociales, psicológicas, económicas, políticas o culturales (Goris & Adolf,
2015).
2.2. Técnicas de recolección de datos y cronología
La recolección de los datos tendrá criterio secundario, debido a que proviene del levantamiento de
información realizado en bases de datos bibliográficas de Scopus, Web Of Science y diversas revistas de
Latindex.
2.3. Objeciones
Realizar una revisión teórica puede ser un proceso desafiante, y es común encontrar una serie de
problemas durante este proceso. Algunos de los problemas comunes que se pueden encontrar durante la
revisión teórica son:
• Selección de las fuentes: la selección de fuentes relevantes y confiables puede ser difícil. Es
importante asegurarse de seleccionar fuentes adecuadas y relevantes para el tema en cuestión.
• Acceso a la información: la falta de acceso a la información puede ser un problema, especialmente
cuando se trata de fuentes especializadas o restringidas. Es importante investigar y utilizar todos los
recursos disponibles para obtener la información necesaria.
• Análisis y síntesis de información: una vez que se han seleccionado las fuentes y se ha recopilado
la información, puede ser desafiante analizar y sintetizar la información de manera coherente y
significativa.
• Cambios en la teoría: la teoría en un campo puede cambiar rápidamente, lo que puede hacer que
sea difícil mantenerse actualizado y asegurarse de que la revisión teórica sea precisa y relevante.
A pesar de estos desafíos, la revisión teórica es una parte importante de la investigación académica
y es fundamental para establecer el marco teórico de un estudio. Es importante ser metódico y riguroso
durante el proceso de revisión teórica y asegurarse de abordar todos los problemas que surjan
3. RESULTADOS Y DISCUCIÓN
Se procede al desarrollo teórico y propositivo:
3.1. Implementación de ERP en las organizaciones
La implementación de un sistema ERP (Enterprise Resource Planning) es un proceso complejo que
involucra diferentes áreas de la organización, desde la planificación hasta la capacitación del personal. A
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continuación, se describen los pasos principales que se deben seguir para llevar a cabo una implementación
exitosa de un sistema ERP en una organización:
3.1.1. Planificación de la implementación
Tomando como base lo adjudicado por García (2021) en conjunto con la perspectiva de los autores
se construye lo siguiente:
• Definir los objetivos y alcance del proyecto: Esto implica establecer qué procesos empresariales
se verán afectados por el sistema ERP, y qué mejoras se esperan en términos de eficiencia,
productividad y rendimiento.
• Seleccionar un equipo de implementación: Este equipo debe incluir miembros de diferentes áreas
de la empresa, como finanzas, recursos humanos y operaciones.
• Establecer un presupuesto y plazo: Tenga en cuenta los costos de licencias de software, hardware,
servicios de consultoría y capacitación.
• Evaluar y seleccionar el software ERP: Considere factores como la escalabilidad, la facilidad de
uso, la personalización y la compatibilidad con los sistemas existentes.
• Planificar la migración de datos: Asegúrese de tener en cuenta los datos críticos y los requisitos
de seguridad.
Figura 1.
Flujograma de planificación de la implementación
Fuente: Elaboración propia
3.1.2. Selección del proveedor de ERP
Considerando la perspectiva de Gürbüz (2012) en conjunto con los constructos de los autores se
elabora lo siguiente:
Haro, A. F., Martínez, E. J., Chango, T. S., Zambrano, T. P., & Zambrano, M. F. (2023) 6
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• Identificar sus necesidades: Antes de comenzar a buscar proveedores de ERP, identifique sus
necesidades comerciales y los requisitos de su sistema ERP. Determine qué procesos comerciales
desea automatizar, qué funciones y características son importantes para su empresa y cuál es su
presupuesto.
• Investigar a los proveedores: Busque proveedores con experiencia en su industria y que ofrezcan
soluciones escalables y personalizables.
• Evaluar la funcionalidad: Asegúrese de que el sistema ERP sea compatible con los sistemas
existentes de su empresa y pueda integrarse con ellos.
• Revisar el soporte y servicios: Asegúrese de que el proveedor tenga un equipo de soporte dedicado
que pueda responder rápidamente a las consultas y problemas.
• Verificar la experiencia y reputación: Busque referencias y testimonios de otros clientes y evalúe
las opiniones de expertos en la industria.
• Analizar los costos: Analice los costos de cada proveedor de ERP, incluyendo los costos de
licencia, implementación, capacitación, soporte y mantenimiento. Asegúrese de que el proveedor
pueda proporcionar un presupuesto detallado y transparente.
• Evaluar la escalabilidad y flexibilidad: Evalúe la escalabilidad y flexibilidad de la solución ERP
ofrecida por cada proveedor. Asegúrese de que la solución pueda adaptarse y crecer con su empresa
a medida que evolucione.
• Evaluar la seguridad: Evalúe la seguridad ofrecida por cada proveedor de ERP, incluyendo
medidas de seguridad de datos y protección contra amenazas cibernéticas.
Figura 2.
Flujograma de selección del proveedor de ERP
Fuente: Elaboración propia
3.1.3. Configuración y personalización del software
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Fundamentado en la representación científica de Zach & Munkvold (2012) en contiguo con las
inferencias de los autores se elabora lo siguiente:
• Configuración inicial: Después de determinar los requerimientos empresariales, se puede realizar
la configuración inicial del software ERP. Esto incluye definir los datos de la empresa, como la
estructura organizativa, los catálogos de productos y servicios, los planes de cuentas, los impuestos,
los proveedores y los clientes.
Figura 3.
Configuración y personalización del software
Fuente: Elaboración propia
• Personalización: Esto se puede lograr mediante la definición de campos personalizados, el diseño
de informes personalizados, la creación de flujos de trabajo personalizados y la integración con
otros sistemas empresariales.
• Migración de datos: Para que el software ERP sea efectivo, es necesario que los datos de la empresa
se migren al nuevo sistema. Esto incluye la migración de datos históricos, como órdenes de compra,
facturas, estados de cuenta y registros de inventario.
• Pruebas y validación: Una vez que se ha configurado y personalizado el software ERP, es necesario
realizar pruebas para verificar que cumple con los requerimientos de la empresa. Esto incluye
pruebas de integración, pruebas de funcionalidad, pruebas de rendimiento y pruebas de seguridad.
Haro, A. F., Martínez, E. J., Chango, T. S., Zambrano, T. P., & Zambrano, M. F. (2023) 8
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• Capacitación de usuarios: Es importante capacitar a los usuarios del software ERP para que
puedan utilizarlo correctamente. Esto incluye proporcionar capacitación sobre el uso de las
funciones del software, las mejores prácticas para el ingreso de datos y el uso de los informes
generados por el sistema.
• Implementación: Esto implica el despliegue del software en los servidores de la empresa, la
instalación de clientes de software en las computadoras de los usuarios y la configuración de
permisos de acceso.
• Soporte y mantenimiento: Finalmente, es importante proporcionar soporte y mantenimiento
continuo del software ERP. Esto incluye la solución de problemas técnicos, la implementación de
actualizaciones de software y la capacitación continua de los usuarios para que puedan aprovechar
al máximo las funciones del sistema.
3.1.4. Capacitación y entrenamiento del personal
Basado en la investigación científica de Yusuf (2004) en semejanza con las inferencias de los
autores se elabora lo siguiente:
• Identificar las necesidades de capacitación: Antes de comenzar la capacitación, es importante
identificar las necesidades específicas de cada usuario y asegurarse de que el contenido de la
capacitación esté adaptado a sus necesidades y roles dentro de la empresa. Esto puede incluir el
aprendizaje de nuevas funciones y características del software, la comprensión de los procesos
empresariales y la adaptación a cambios en la forma de trabajo.
• Proporcionar una capacitación completa: La capacitación del personal debe ser completa y cubrir
todos los aspectos del software ERP que sean relevantes para el trabajo de cada usuario. Esto puede
incluir la introducción a la interfaz de usuario, la navegación en el software, la gestión de datos, la
generación de informes y la resolución de problemas.
• Capacitación práctica: Es importante que la capacitación sea práctica y que los usuarios tengan la
oportunidad de practicar con el software ERP en situaciones simuladas. Esto les permitirá
familiarizarse con el software y adquirir la confianza necesaria para utilizarlo de manera efectiva.
• Asignar un equipo de soporte: Es importante que los usuarios tengan acceso a un equipo de soporte
que pueda ayudarles con cualquier duda o problema que surja durante el uso del software ERP. Este
equipo de soporte puede incluir a expertos en el software o personal interno capacitado en el uso
del software.
• Evaluación de la capacitación: Es importante realizar una evaluación de la capacitación para medir
su efectividad y asegurarse de que se han alcanzado los objetivos de aprendizaje. Esto puede incluir
encuestas y pruebas para medir el conocimiento y la habilidad de los usuarios.
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Figura 4.
Capacitación y entrenamiento del personal
Fuente: elaboración propia
3.1.5. Gestión del cambio y la resistencia
• Comunicación efectiva: Es importante que la comunicación sea clara y constante a lo largo del
proceso de implementación. El personal y los usuarios deben estar informados sobre los objetivos
de la implementación, los cambios que se esperan y cómo se verán afectados en su trabajo diario.
• Formación y capacitación: La formación y capacitación adecuada del personal es esencial para
reducir la resistencia al cambio. El personal debe recibir formación sobre cómo utilizar el nuevo
sistema, lo que les permitirá comprender los beneficios que se obtendrán con la implementación.
• Identificación de líderes: Es importante identificar a los líderes clave que puedan ayudar a
fomentar la aceptación del cambio. Estos líderes pueden ser mentores o defensores del cambio y
pueden ayudar a transmitir información a otros miembros del personal.
• Involucramiento del personal: Los empleados deben sentirse escuchados y tener la oportunidad
de proporcionar retroalimentación durante todo el proceso.
• Administración del cambio: La gestión del cambio implica la planificación, el monitoreo y la
evaluación constante de la implementación y la respuesta a los desafíos que puedan surgir.
• Reconocimiento y recompensas: El personal debe ser reconocido y recompensado por su
participación y esfuerzos en la implementación del sistema ERP. Esto puede ayudar a motivar al
personal y fomentar una cultura positiva de aceptación del cambio.
Haro, A. F., Martínez, E. J., Chango, T. S., Zambrano, T. P., & Zambrano, M. F. (2023) 10
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4. CONCLUSIONES
En conclusión, una implementación óptima y eficiente de un sistema ERP es fundamental para el
éxito empresarial a largo plazo. Es importante seguir procesos clave como una planificación adecuada, la
selección de proveedores y una capacitación adecuada del personal para asegurarse de que el sistema se
adapte perfectamente a las necesidades de la empresa y se integre sin problemas en las operaciones diarias.
Además, la colaboración y la comunicación adecuadas entre los interesados son críticas para una
implementación exitosa del sistema ERP. Una vez implementado, el sistema ERP puede proporcionar una
mayor visibilidad y control de las operaciones comerciales, lo que permite a las empresas tomar decisiones
más informadas y eficientes. Por lo tanto, es importante no subestimar la importancia de una
implementación adecuada de ERP para maximizar su valor empresarial.
Además, es esencial considerar la importancia de mantener y actualizar continuamente el sistema
ERP después de su implementación inicial. La tecnología y los requisitos empresariales evolucionan con
el tiempo, lo que significa que el sistema ERP también debe evolucionar para mantenerse al día y seguir
siendo eficiente. Esto puede implicar la adición de nuevas funcionalidades o integraciones, la actualización
del software y la capacitación del personal para asegurarse de que sigan utilizando el sistema de manera
efectiva. En resumen, una implementación exitosa del sistema ERP no es un proceso único, sino un esfuerzo
continuo para maximizar el valor y la eficiencia empresarial a largo plazo.
Por último, es importante destacar que la implementación de un sistema ERP no es una solución
mágica para todos los problemas de una empresa. Un sistema ERP puede ser una herramienta valiosa para
mejorar la eficiencia y la visibilidad de las operaciones comerciales, pero su éxito depende de una
combinación de factores, como la planificación adecuada, la selección de proveedores, la capacitación del
personal y la gestión adecuada del cambio organizacional. Además, es importante reconocer que un sistema
ERP no es adecuado para todas las empresas, ya que puede ser costoso y complejo para las empresas más
pequeñas o menos complejas. En última instancia, la implementación de un sistema ERP debe basarse en
una evaluación cuidadosa de las necesidades y objetivos comerciales de la empresa para determinar si es la
solución adecuada para su situación particular.
FINANCIACIÓN
Los autores no recibieron financiación para el desarrollo de la presente investigación.
CONFLICTO DE INTERESES
Los Autores declaran que no existe conflicto de intereses
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CONTRIBUCIÓN DE AUTORÍA
En concordancia con la taxonomía establecida internacionalmente para la asignación de créditos a autores de artículos
científicos (https://credit.niso.org/). Los autores declaran sus contribuciones en la siguiente matriz:
Alexander Haro
Eduardo Martínez
Tito Chango
Tatiana Zambrano
Mariella Zambrano
Participar activamente en:
Conceptualización
X
X
X
X
Análisis formal
X
X
Adquisición de fondos
X
X
Investigación
X
X
Metodología
X
X
Administración del proyecto
X
X
Recursos
X
X
Redacción –borrador original
X
X
Redacción –revisión y edición
X
X
La discusión de los resultados
X
X
Revisión y aprobación de la versión final del trabajo.
X
X
X
X
X
RECONOCIMIENTO A REVISORES:
La revista reconoce el tiempo y esfuerzo del editor de sección Rafael Romero Carazas, y de revisores
anónimos que dedicaron su tiempo y esfuerzo en la evaluación y mejoramiento del presente artículo.
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